Nu gör du löneunderlaget direkt i Totaltid

Varje månad samma jakt: tidrapporter som inte går ihop, en semester som någon nämnde i fikarummet, kvitton i bilens dörrficka och körningen på en lapp. Med Löneunderlag i Totaltid finns allt redan på plats när månaden är slut. Du går igenom det, godkänner och skickar en fil till lönesystemet.

Hela månaden per anställd

Löneunderlag samlar arbetad tid, övertid, frånvaro, traktamente, körning och utlägg för varje anställd. Månadsunderlaget har en rad per dag med arbetsordrar, arbetad tid och Differens mot den tid som skulle ha arbetats. En arbetsdag utan både tid och frånvaro får en varning, så att inget glöms innan lönen betalas ut.

Tiden kommer från tidrapporterna på arbetsordrarna. Ingen behöver föra över något för hand.

Övertid räknas fram åt dig

Har någon arbetat mer än en vanlig dag föreslår Totaltid övertid, uppdelad på nivåer efter klockslag och dag enligt kollektivavtalet. På helger och röda dagar är all arbetad tid övertid. Du godkänner eller avslår per dag, och väljer om den ersätts med pengar eller komp. Totaltid håller också koll på årets övertid och varnar när ni närmar er taket på 150 timmar.

Ledighet och sjukdom

Montörerna ansöker om semester och annan ledighet och anmäler sjukdom eller vård av barn själva, i mobilen eller på datorn. Ansökan hamnar direkt hos den som sköter lönerna, med besked om någon annan redan är borta samma dagar eller om den anställda är inplanerad på en arbetsorder. Du godkänner eller avslår med en motivering, och den anställda får svaret i inkorgen. I resursplaneringen syns det att någon är frånvarande, men aldrig varför.

Vid sjukdom räknar Totaltid ut sjukperioden och karensen, och påminner om när läkarintyg krävs och när perioden ska anmälas till Försäkringskassan.

Dagrapport och utlägg

I mobilens Dagrapport fyller montören i det som påverkar lönen men inte syns i tidrapporten: traktamente, måltider som firman betalade, körning med egen bil och restid utanför arbetstid.

Utlägg registreras i mobilen med en bild av kvittot. Totaltid rätar upp fotot så att det ser ut att vara taget rakt uppifrån, och läser av datum, belopp och moms. Har kvittot flera momssatser går det också bra. Koppla utlägget till en arbetsorder, så ser den som fakturerar kostnaden. Du godkänner eller avslår, och bara godkända utlägg kommer med på lönen.

Godkänn och lås månaden

När allt är genomgånget godkänner du månaden, för en anställd i taget eller för flera på en gång. Underlaget fryses och månaden låses, så att ingen tidrad, frånvaro eller utlägg kan ändras i efterhand. Måste något rättas låser du upp, rättar och godkänner igen. Varje godkännande sparas.

Till lönesystemet

Exportera månaden som en PAXml-fil, standardformatet som bland annat Fortnox Lön, Crona och Kontek läser in. Det finns också CSV, per anställd eller per dag och orsak, och en PDF med en sida per anställd för arkivet. Bara det som är godkänt kommer med.

Kom igång

Löneunderlag aktiveras per företag. Hör av dig till oss så hjälper vi dig igång. Administratörer och rollen Ekonomi har tillgång från början, och en administratör kan ge koordinatorer samma behörighet. Hur allt fungerar steg för steg står i manualen under Hjälp.